Stellenbeschreibung Kauffrau für Büromanagement (w/m/d)

Zur Erledigung der im Sekretariatsbereich anfallenden täglichen Aufgaben sowie als tatkräftige Unterstützung der Geschäftsführung und der einzelnen Fachabteilungen unseres Unternehmens suchen wir - möglichst ab 15.09.2020 - eine Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) in Teilzeit.

Im Sekretariat laufen sämtliche Informationen  des Unternehmens zusammen, die koordiniert, gebündelt und verteilt werden müssen. Um diese anspruchsvolle Aufgabe auch in Zukunft in hoher Qualität zuverlässig erfüllen zu können, benötigen wir qualifizierte und engagierte Unterstützung.
Ihre Aufgaben:

  • Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
  • Überwachung von Fristen und Terminen der Geschäftsführung
  • Besetzung der Telefonzentrale, Entgegenahme, Vermittlung und Dokumentation von eingehenden Telefonaten
  • selbständige Anfertigung von einfachen Schreiben, Eingangsbestätigungen etc., auch per E-Mail
  • Anfertigung von Schriftstücken nach Diktat vom Band
  • Erstellung von Muster- und Serienbriefen, Excel-Dateien
  • Koordinierung der Termine der Geschäftsführung, Betreuung der Besucher der Geschäftsführung bei Wartezeiten
  • Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen für Aufsichtsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen, Protokollierung der Sitzungen und Erstellung des Protokolls
  • Führen der Hauptkasse
  • Koordinierung der Anmeldung der Mitarbeiter zu Fortbildungsveranstaltungen und Dokumentation der Teilnahme
  • Koordinierung der Beschaffung von Büro- und Reinigungsmaterialien
  • Überwachung anstehender Gratulationen zu Jubiläen und Geburtstagen, der rechtzeitigen Versendung von Weihnachtsgrüßen an Geschäftspartner sowie von Beileidsbekundungen
   
Ihr Profil:

  • erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder in einem artverwandten Beruf (Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann o. ä.) oder  durch langjährige Tätigkeit auf diesem Gebiet erworbene Berufserfahrung

  • sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift

  • stilsicheres Ausdrucksvermögen

  • souveränes Auftreten gegenüber Geschäftspartnern des Unternehmens

  • ausgeprägtes Koordinationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise

  • schnelle Auffassungsgabe

  • Bereitschaft zur ständigen Erweiterung der Kenntnisse und Fähigkeiten

  • sicherer Umgang mit den MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)

  • Vertrautheit mit gängigen Korrespondenzwegen (Telefon, Brief, Fax, E-Mail, WhatsApp)

  • PKW-Führerschein
Was wir von Ihnen erwarten:

  • hohe Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität
  • absolute Zuverlässigkeit, Loyalität und Ehrlichkeit
  • unternehmerisches Denken und Handeln 
  • ausgeprägtes Organisationstalent und Koordinationsfähigkeit
  • Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
  • Bereitschaft zu ständiger Weiterbildung und Kenntniserweiterung
  • stilsichere Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
  • selbständiges und strukturiertes Arbeiten
  • Pünktlichkeit
  • PKW-Fahrerlaubnis
           
Was wir Ihnen bieten:

  • eine anspruchsvolle Tätigkeit in einem aufgeschlossenen Team

  • zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen Qualifizierung und Weiterentwicklung

  • flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege, Kultur der offenen Türen

  • flexible Arbeitszeiten

  • faire Bezahlung, betriebliche Altersvorsorge
Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen senden Sie bitte an:

               GIB - Gadebuscher Immobilienbetreuungs-GmbH                    oder                     per E-Mail an: bewerbung@gib-gadebusch.de
               z. H. Frau Post - persönlich
               Steinstraße 18
               19205 Gadebusch